À travers l’Initiative québécoise pour la construction 4.0 (IQC4.0), le Groupe BIM du Québec et ses partenaires s’emploient depuis 2018 à accompagner l’industrie dans le déploiement du virage numérique. Les diagnostics numériques représentent une part importante de ce déploiement avec l’objectif de réaliser des plans d’action adaptés à la pratique et à la réalité de chaque organisation. Si la première phase des diagnostics se concentrait exclusivement sur quelques entreprises d’avant-garde, la seconde phase élargissait les horizons en ouvrant les diagnostics à toutes les entreprises en architecture, ingénierie et construction (AEC). Maintenant, la troisième phase ouvre la porte à un acteur majeur de l’industrie: les donneurs d’ouvrage (DO).

Publics ou privés, dans les milieux institutionnels, la santé, l’éducation, les infrastructures et les transports, les donneurs d’ouvrage présentent des réalités diverses et complexes puisque l’opération et la maintenance ne représentent qu’une partie de leurs activités. Alors, comment, en un diagnostic, réaliser un portrait juste et réaliste du numérique chez un donneur d’ouvrage?

En août 2021, sortait la feuille de route gouvernementale pour le BIM et l’on a pu remarquer que les donneurs d’ouvrage se placent à l’avant-garde dans ce programme, car ils représentent une force motrice pour l’application des meilleures pratiques. À la fois en amont et en aval du processus de réalisation, ils sont aussi responsables de la majorité du cycle de vie de l’actif. C’est pourquoi les conséquences d’une adoption réussie du BIM chez les donneurs d’ouvrage devraient être ressenties tout autant dans leurs organisations que dans l’industrie.

Cependant, pour les organisations qui sont aussi des donneurs d’ouvrage, la gestion de leurs actifs ne représente qu’une infime partie de leurs préoccupations. La mission d’un hôpital ou d’une école sera avant tout de mieux soigner ou de mieux éduquer et, même s’il est reconnu que l’environnement direct contribue à une meilleure qualité de vie, cela reste seulement l’un des sujets à traiter pour ces organisations.

« Les services de gestion d’actifs sont de grands producteurs d’information pour les autres départements et touchent à tous les aspects des opérations: la sécurité, la qualité de l’environnement, l’évènementiel, la location d’espaces, etc. L’optimisation de la gestion de l’information dans ces services a le potentiel d’améliorer les services qui y sont associés. Dans les hôpitaux par exemple, on ne peut pas se permettre d’avoir une panne de courant et d’éteindre les lumières dans les salles d’opération. »

Daniel Forgues, Professeur — Département de génie de la construction à l’ÉTS

Or, il s’agit là d’un manque à gagner puisque la majorité des avantages du BIM appartient à la phase d’exploitation.

Les bénéfices de l’utilisation du BIM pour les donneurs d’ouvrage sont nombreux et connus. En 2020, le groupe BIM du Québec appuyé par le Groupe de recherche en intégration du développement durable en environnement bâti (GRIDD) publiait un guide pour l’utilisation du BIM pour la gestion d’actif qui statuait:

Cependant, la principale problématique relative à l’adoption, l’utilisation et l’exigence du BIM par les donneurs d’ouvrage est qu’ils sont dans l’obligation de marcher dans les pas de l’industrie.

« C’est comme une danse, on doit tous aller les uns avec les autres, en gardant un équilibre entre besoins, exigences et capacités de l’industrie. »

Marianne Nguyen, Directrice adjointe — Ingénierie, Responsable du déploiement du BIM à la Société de développement et de mise en valeur du Parc olympique

Contrairement aux entreprises AEC, qui peuvent adopter les pratiques BIM à l’interne puis s’adapter à leur contexte d’affaires, les donneurs d’ouvrage doivent prendre en compte le niveau de maturité de leurs fournisseurs (professionnels et entrepreneurs), travailler à pousser l’industrie en mettant à niveau leurs exigences et enfin déployer adéquatement le BIM à l’interne pour mettre à profit les livrables BIM qu’ils reçoivent.

« Il y a un travail de conscientisation à faire, à quoi sert le BIM, et comment il s’intègre dans les pratiques. À un certain moment, le gestionnaire d’actif reçoit le modèle, il doit savoir ce qu’il peut en faire, comment transférer les données dans un premier temps, mais aussi comment le faire vivre. »

Daniel Forgues

Alors où se place le diagnostic BIM dans ce contexte?

Les donneurs d’ouvrage, et principalement les donneurs d’ouvrage publics, se différencient des autres acteurs de l’industrie par une structure plus complexe, une spécialisation des services, un fort cadre réglementaire et de multiples parties prenantes impliquées dans les projets. Si les environnements bâtis sur lesquels ils agissent sont multiples, des lieux d’éducation aux infrastructures de transports, dans tous les secteurs, l’important est de disposer d’une information accessible, structurée et juste afin d’être en mesure de prendre les bonnes décisions au bon moment, et d’agir de façon proactive en ayant la capacité de gérer ses ressources. Les services se divisent généralement en deux volets, soit le volet projet et le volet exploitation et entretien qui communiquent entre eux. Pour gérer l’information concernant les actifs, la gestion de la maintenance assistée par ordinateur (GMAO) s’est développée dans un environnement technologique propre aux gestionnaires d’actifs et, alors que le BIM s’est fortement développé au niveau de la conception, le système d’information pour la gestion d’actif a évolué en parallèle. Du modèle BIM tel que construit vers des logiciels de gestion d’actifs tels qu’Octopus, Guide TI, ou encore Maximo, des processus d’extraction et de transfert de données sont à mettre en place.

L’intégration du BIM chez les donneurs d’ouvrage amène aussi des changements dans les domaines humains et organisationnels. En effet, la réception, l’utilisation et le maintien de la maquette représentent de nouvelles responsabilités et compétences à développer. Que ce soit par la formation ou par l’engagement de nouvelles ressources, ces deux options ne doivent pas ralentir excessivement les opérations. Contrairement aux PME, où l’adaptation des postes est plus souple, pour les donneurs d’ouvrage publics par exemple, il faut définir ou adapter certaines fiches de postes en accord avec le service des ressources humaines et les réglementations en vigueur.

« La feuille de route gouvernementale pour le BIM représente un énorme effort de déploiement du BIM dans les projets d’infrastructure au Québec. Il est important que les donneurs d’ouvrage publics réalisent un diagnostic de leurs compétences en BIM dès aujourd’hui afin de ne pas être en reste par rapport aux changements qui s’en viennent. »

Martin Lafleur, Directeur général — Groupe BIM du Québec

Le modèle d’évaluation de L’IQC 4.0, aussi appelé Modèle de compétences BIM du Québec (MCBIMQ), a été modifié pour mieux s’adapter à ces réalités. Tout comme les diagnostics pour les PME, les diagnostics pour les donneurs d’ouvrage visent l’adaptation des pratiques BIM pour chaque organisation, la formule restant similaire, mais avec une vision plus large. L’accent est mis sur la gestion de l’information, la communication entre les différents services et l’implication de la gouvernance. Selon la structure prévue, l’analyse se fait en parallèle au niveau macro et au niveau services. L’objectif étant d’analyser à la fois les processus internes aux départements, mais aussi les procédures, la communication et les transferts interdépartementaux.

Tout d’abord, le diagnostic macro offert en trois ateliers qui est prévu pour la direction a deux objectifs :

1. L’alignement entre les objectifs stratégiques et opérationnels;
2. La prise de conscience de l’envergure de la transition vers le numérique, son importance et le niveau de mobilisation requis par l’organisation pour y parvenir.

Donc au cours du diagnostic macro:

• Les ateliers 1 et 2 permettent de dessiner un portrait de l’organisation et ce que représente l’intégration du BIM: quels sont les craintes et les enjeux, mais aussi quels sont les besoins et les opportunités liés à l’utilisation du BIM dans l’organisation?
• L’atelier 3, réalisé dans la mesure du possible après les ateliers 1 à 3 nommés plus bas, permet l’alignement entre les objectifs BIM des différents départements et les objectifs BIM au niveau de l’organisation.

En parallèle, un diagnostic de cinq ateliers est prévu pour chaque département ou selon les besoins et la structure organisationnelle du donneur d’ouvrage. C’est-à-dire qu’au cours du diagnostic par départements:

• Les ateliers 1 et 2 servent à établir un portrait du département et à définir les objectifs de l’intégration du BIM.
• L’atelier 3 est axé sur l’analyse des processus internes et externes au département et sert de base à l’atelier 4.
• L’atelier 4 permet à l’auditeur de choisir et prioriser avec l’équipe les usages BIM à mettre en œuvre au sein du département, en fonction des besoins et des opportunités réunies au cours des ateliers précédents.
• L’atelier 5 permet enfin d’aborder la formation et l’augmentation des compétences au niveau du département.

Les Diagnostics DO ont donc été adaptés pour prendre en compte les ressources internes auxquelles ont accès les différents départements, mais aussi pour que l’intégration du BIM puisse se faire dans le respect des réglementations spécifiques. Ainsi, les services de Technologie de l’information sont invités à participer aux ateliers pour amener leur expertise concernant le matériel nécessaire et pouvoir faire état du matériel existant. De même, les services des ressources humaines sont eux aussi invités à participer à l’atelier 5 où il est question de formation et de compétences numériques.

BIM One est impliqué depuis 2021 dans le projet d’adoption du BIM au Parc olympique. L’objectif de ce déploiement échelonné sur cinq ans est d’amener les équipes du Parc à un niveau de compétence permettant leur autonomie lors de la gestion de projet supportée par le BIM, tout en facilitant l’accès à l’information et en arrimant l’implantation avec les différentes initiatives en cours. Dans ce cadre, la direction de l’entretien et des services techniques (DEST) du Parc olympique a participé à l’un des premiers diagnostics IQC 4.0 destinés aux donneurs d’ouvrage. L’intention derrière cette initiative était de situer leur niveau de compétences pour ensuite amorcer la discussion quant à l’adoption du BIM au sein du service.

Ce contexte représente une excellente occasion d’aborder le point de vue des différents intervenants sur l’utilisation du nouveau modèle de diagnostic.

Pour un analyste, le modèle d’évaluation peut être un outil précieux, un gabarit général ou encore un cadre restrictif. Jade Beltran et Vincent Carignan font partie de l’équipe d’implantation au Parc olympique et ont également fait partie des premiers évaluateurs à réaliser un diagnostic IQC 4.0 pour un donneur d’ouvrage. Tous les deux habitués aux diagnostics pour les PME, tout comme aux analyses plus approfondies des organisations, ils ont pu poser un regard critique et expérimenté sur ce nouveau type d’évaluation. Dans cette optique, ils ont répondu à quelques questions concernant les diagnostics.

Est-ce que le diagnostic des donneurs d’ouvrage change du diagnostic pour les PME ?

Jade: Il y a du changement dans les objectifs, mais aussi dans la structure. Les DO sont un peu plus éloignés du BIM que les PME. Ici, on doit d’abord aborder ce que ça pourrait représenter pour l’organisation. Là où pour les PME on rentre directement dans le vif du sujet, pour les DO il y a un temps pour la compréhension des dynamiques de l’organisation. Aussi, dans les PME, on a des petits groupes avec une dynamique claire; chez les DO, on doit aussi se soucier de l’occupation des ressources à qui l’on parle, surtout quand le BIM n’a pas d’impact direct dans leur pratique.

Vincent: La plus grosse différence est qu’avec les DO il y a souvent beaucoup plus de considérations internes, beaucoup plus d’acteurs influents au sein d’une organisation, qui ont leur mot à dire concernant le BIM, le département des TI, des projets, d’exploitation et d’entretien. Il y a beaucoup de facteurs à prendre en compte, qu’ils soient de nature politique, des ressources humaines ou d’investissements publics contrairement où, dans les PME, la décision d’aller vers le BIM est souvent liée à des objectifs financiers et de croissance.

Est-ce que le diagnostic des donneurs d’ouvrage change du diagnostic pour les PME ?

Jade: La préparation est très importante pour arriver à des interactions fructueuses pendant les ateliers. Trop de questions sur le fonctionnement peuvent prendre la majeure partie de l’heure et demie allouée. L’information que partage le donneur d’ouvrage est aussi importante et permet de se préparer et de garder les ateliers pour aborder les points importants.

Vincent: Le diagnostic n’est pas fait pour fournir un portrait détaillé. Il est fait pour fournir un outil d’aide à la décision à faire le saut vers le BIM ou non. On va y retrouver quelles sont les considérations principales au niveau des objectifs, de la formation du personnel, de l’équipement, mais on n’ira pas dans le détail; on va plutôt identifier les enjeux macros.

Est-ce qu’il y a des facteurs déterminants dans le succès des ateliers ?

Jade: Connaître les réalités des donneurs d’ouvrage à un impact. On s’en va chercher des informations plus pertinentes. Il est important de connaître leurs contraintes et dynamiques.

Vincent: Une compréhension ou une reconnaissance que des choses peuvent être faites pour améliorer la situation actuelle. Il faut que les gens avec qui l’on travaille aient conscience de ce qui ne fonctionne pas et des causes de ces dysfonctionnements. Il est également important d’avoir des gens motivés à améliorer la situation, des porteurs de changement, une implication de la haute direction pour que les employés soient disponibles pour les ateliers et pour qu’ils aient la marge de manœuvre et la confiance requise pour nommer les choses.

Est-ce qu’il y a eu des impacts que vous avez pu observer suite aux diagnostics dans l’organisation ?

Jade: J’ai pu observer des changements. Peut-être qu’ils ne sont pas tous liés au diagnostic, mais on a pu amener de la compréhension et de la mobilisation. On a pu établir un lien, avoir des retours et des échanges en dehors des départements directement concernés et l’on peut voir le support de la direction pour se diriger vers l’innovation.

Du point de vue de l’analyste, il y a donc une valeur ajoutée à réaliser un diagnostic BIM pour l’organisation même quand un effort est réalisé à l’interne si ces deux initiatives travaillent de concert.  Mais l’analyste n’est pas le seul concerné. Qu’en pensent les responsables chez le DO?

Le retour des personnes ayant participé à l’évaluation représente une mine d’informations incomparables, que ce soit pour améliorer les diagnostics dans le futur ou pour avoir une meilleure compréhension de leur impact. Marianne Nguyen, responsable du déploiement du BIM au Parc olympique, a répondu à quelques questions concernant son expérience avec les diagnostics.

Qu’est-ce qui vous a amené à vous inscrire pour participier aux diagnostics et quels étaient vos objectifs par rapport à celui-ci ?

La réflexion a débuté avec un intérêt pour les Locomotives numériques et on a su que le diagnostic était un prérequis. La réflexion a évolué quand les Locomotives n’étaient plus possibles pour le projet qu’on avait en tête.  Mais on s’est dit, faisons-le ! Ça ne coûte rien, c’est payé, ça vient bonifier ce qu’on fait déjà, ce sera fait. Si on souhaite de nouveau participer aux Locomotives numériques, on aura déjà cette base-là. Donc on a maintenu l’idée du diagnostic avec pour objectif de se pencher sur l’équipe des services techniques (DEST).

Sachant que l’implantation du BIM se penchait plus, jusqu’à présent, sur les « équipes projet », on voulait explorer plus en profondeur l’usage de l’information pour le reste du cycle de vie de l’actif. Le diagnostic a été comme une première pierre vers la DEST. Puis il va y avoir une seconde étape avec un sous-projet qui était prévu dans notre implantation où on se penche plus en détail sur l’utilisation de l’information du bâtiment par ces équipes. Tout ça va vraiment prendre forme au courant de l’année.

Il y a un double objectif au niveau des diagnostics. Le premier, c’est de mesurer l’implantation pour se comparer au reste de l’industrie (benchmarker). Pour ça on a le questionnaire qui va amener des questions très factuelles. Puis on a l’objectif de faire le portrait du BIM mais propre à notre réalité (à la sauce Parc olympique). Dans ce volet, il y a une part de formation pour leur permettre de s’approprier les concepts, outils disponibles et améliorations potentielles que ça peut représenter pour eux. Qu’est-ce que le BIM ? Pourquoi est-ce qu’on est assis là pour en parler? Cette partie avait une grande valeur pour nous. Il y a une grande part d’écoute aussi dans ce volet, pour adapter les interventions à la réalité des participants.

Qu’est-ce que vous retenez de la période d’ateliers ? Est-ce que quelque chose vous a marqué ?

Que les équipes DEST ne se sentent pas encore concernées par l’implantation que nous sommes en train de faire. Qu’il y a un gros volet éducation, conscientisation à faire, autant du côté de nos équipes que de l’équipe d’implantation interne. Que la gestion du changement est centrale à la démarche. Enfin, que d’autres initiatives sont en cours et qu’il faudra une bonne vision d’ensemble pour s’assurer de passer des gestes à valeur ajoutée.

Est-ce que vous avez utilisé les résultats du diagnostic par la suite, pouvez-vous nous dire dans quel cadre ?

Pas encore. Ça faisait partie de mes prochaines étapes de le présenter à la haute direction. Il y a eu un roulement de personnel et des demandes aux opérations qui ont pris le dessus. On a mis ces résultats sur la glace en attendant d’y revenir au printemps, notamment en faisant éventuellement des liens avec le projet mentionné plus tôt. Le diagnostic a été réalisé lors d’une grande période de changements au Parc, donc il faudra tenir compte aussi du fait que c’est un portrait de la situation à un temps précis. Il sera intéressant d’y revenir dans 1, 3, ou 5 ans pour voir tout le chemin qu’on aura parcouru d’ici là avec une évaluation standardisée.

Est-ce que vos objectifs ont été remplis ? Auriez-vous des suggestions pour améliorer le système ?

Oui, nous n’avons pas fini de tirer les bénéfices de ce diagnostic. Il est arrimé avec une autre initiative qui va permettre de compléter, bonifier et étoffer le portrait de l’équipe de la DEST, de leur utilisation de l’information. Ça va permettre de dégager les besoins et les usages sur lesquels on souhaite se concentrer.

Au niveau des améliorations, il faut savoir que la réalité du Parc est assez unique et au niveau du modèle de diagnostic, on sent quand même qu’il y a un cadre fixe à suivre. Il y aurait eu de la place pour qu’il soit plus adapté à nous. Mais c’est vrai que ce n’est pas évident, surtout si on veut garder la valeur « benchmarking ». Les participants ont parfois trouvé ça long parce que ça ne fait pas encore partie de leur quotidien. Et on sentait quand même que c’est dense la matière à couvrir. On pourrait chercher à réduire le « scope », mais en même temps c’est grâce à ça qu’on est outillé puis on va couvrir des choses qui seront utiles à plus long terme. Pas juste quelque chose qui va nous servir pendant six mois. Peut-être renforcer le lien entre ce qui est abordé et comment ça va servir pour l’équipe au quotidien ou encore trouver des cas d’usage du BIM en opération ailleurs pour leur donner des exemples concrets.

Autrement, les ateliers ont été faits en ligne. Dans le futur, je recommanderai définitivement des rencontres sur place, ça aurait pu amener plus d’interactions. Quand on va chercher des personnes dont ce n’est pas le quotidien, les six ateliers en ligne peuvent paraître longs. Tandis qu’en personne on va plus chercher le dialogue avec les participants.

Finalement, peut-on tout aborder dans un seul diagnostic organisationnel pour les DO? Non. Réaliser une analyse en profondeur des organisations prendrait bien plus de temps et de ressources. Toutefois, les diagnostics ne sont que la première étape d’un plus long cheminement, que ce soit à travers l’IQC 4.0, par le programme de Locomotives numériques, ou encore à l’interne en développant les compétences organisationnelles adéquates. En réalisant un instantané le plus complet possible de l’organisation analysée, l’objectif du diagnostic est de démystifier l’intégration du BIM et l’avancement en matière d’innovation, et ce, en s’entourant d’experts dans le domaine. Pour les organisations qui commencent leur parcours, il permet de défricher une voie à suivre en accédant à des outils et méthodes permettant de développer une stratégie de déploiement sur mesure. Pour les organisations plus avancées, il s’agit de pouvoir se situer, trouver ses forces et ses faiblesses, être à même de les adresser et connaître les prochaines étapes.

En septembre 2021, selon le groupe BIM du Québec, les DO représentaient juste 3% des organisations évaluées à l’aide de l’IQC 4.0. Avec les diagnostics des donneurs d’ouvrage, ce chiffre devrait augmenter, incluant dans la transition plus d’acteurs majeurs. Le Groupe BIM du Québec a actuellement une vingtaine de diagnostics prévus au cours de cette année, avec la possibilité d’en réaliser 80 de plus (Yacine Mezrag, Conseiller, Superviseur, IQC 4.0 GBQ).

Avec la participation de :

Jade Beltran, Spécialiste BIM chez Bim One

Vincent Carignan, Directeur des opérations chez BIM One

Daniel Forgues, Professeur, Département de génie de la construction à l’ÉTS

Martin Lafleur, Directeur général chez Groupe BIM du Québec

Yacine Mezrag, Conseiller, Superviseur IQC 4.0 chez Groupe BIM du Québec

Marianne Nguyen, Directrice adjointe — Ingénierie, Responsable du déploiement du BIM de la Société de développement et de mise en valeur du Parc olympique